Privacyverklaring

In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens we gebruiken als je huisinhetklein.nl bezoekt, een model maakt, een account hebt, een huisje of cadeaubon bestelt, een aankoop herroept of contact met ons opneemt. Je leest ook waarom we dat doen, met wie we gegevens delen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. Deze verklaring gaat ook over cookies en vergelijkbare technieken.

We gebruiken alleen de gegevens die we nodig hebben. We verkopen je gegevens niet en gebruiken ze niet voor reclame.

1. Wie verantwoordelijk is

Code & Copper B.V. is verantwoordelijk voor het gebruik van je persoonsgegevens (verwerkingsverantwoordelijke volgens de AVG). Huis in het Klein is een product van Code & Copper B.V.

• Vestigingsadres: Aresstraat 13-06, 5048 CD Tilburg
• Correspondentieadres: Postbus 2, 5175 ZG Loon op Zand
• KvK-nummer: 42127325
• E-mail: info@huisinhetklein.nl

We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming; dat is voor ons niet verplicht. Met al je vragen over privacy kun je mailen naar info@huisinhetklein.nl.

2. Op welke grondslagen we gegevens gebruiken

De AVG staat het gebruik van persoonsgegevens alleen toe op een grondslag. Wij gebruiken deze grondslagen:

• Overeenkomst: het is nodig om een overeenkomst met jou uit te voeren, of om op jouw verzoek iets te doen voordat je een overeenkomst sluit (artikel 6 lid 1 onder b AVG).
• Wettelijke plicht: het is nodig om aan een wettelijke verplichting te voldoen, zoals de fiscale bewaarplicht (artikel 6 lid 1 onder c AVG).
• Gerechtvaardigd belang: het is nodig voor een gerechtvaardigd belang van ons of van iemand anders, en jouw belangen wegen niet zwaarder (artikel 6 lid 1 onder f AVG). Welk belang dat is, staat hieronder per situatie.

Voor het gebruik van je gegevens vragen we geen toestemming.

3. Welke gegevens we gebruiken en waarvoor

Als je de website bezoekt

• Gegevens: je IP-adres en technische gegevens van je browser en apparaat die nodig zijn om de website aan je te tonen.
• Doel: de website laten werken en beveiligen.
• Grondslag: gerechtvaardigd belang, namelijk een werkende en veilige website.
• Logbestanden: onze server houdt technische logbestanden bij om storingen en misbruik op te sporen. Daarin kunnen het tijdstip, een foutmelding en een bestelnummer of de code van je bestelling of model staan. Je IP-adres en je e-mailadres zetten we er niet in.
• Bescherming tegen misbruik: om het raden van wachtwoorden, cadeauboncodes en bestelnummers tegen te gaan, tellen we pogingen. Daarvoor houden we je IP-adres bij als je inlogt of een cadeauboncode controleert. Bij inloggen en bij een herroeping tellen we ook per e-mailadres. Dat doen we met een hash van je e-mailadres, niet met het e-mailadres zelf. Om overbelasting van de website te voorkomen, tellen we daarnaast per IP-adres hoeveel verzoeken er komen als je een model maakt, een prijs laat berekenen, bestelt, een adres opzoekt, inlogt, een account aanmaakt, een cadeaubon controleert of opent of een herroeping indient. Dit staat alleen in het werkgeheugen van de server. Je IP-adres wissen we na een minuut, en bij het tellen tegen overbelasting enkele seconden na je laatste verzoek. De hash van je e-mailadres wissen we na een uur.

Als je een model maakt

• Gegevens: de link naar de woningadvertentie die je invoert. Onze server leest die openbare advertentie op funda.nl en haalt de bijbehorende plattegronden op. Daarvan bewaren we wat we voor het model nodig hebben: de link, het adres en de plaats van de woning, de plattegronden en een aantal kenmerken van de woning, zoals het aantal woonlagen. Voor het dak vragen we daarnaast de ligging en de vorm van het gebouw op uit openbare registers (zie hieronder). Wat we uit die bronnen afleiden, zoals de dakvorm en de hoogte van het gebouw, bewaren we bij het model. Andere gegevens uit de advertentie, zoals de naam en contactgegevens van de makelaar, gebruiken we niet. Tijdens het maken van het model kan onze server een kopie van de advertentiepagina bewaren. Die verwijderen we binnen 24 uur. Daarnaast bewaren we de keuzes die je in het model maakt.
• Doel: het 3D-model maken en aan je tonen, zodat je het kunt bekijken, aanpassen en bestellen.
• Grondslag: overeenkomst, omdat je ons vraagt het model te maken voordat je bestelt. Het adres van een woning kan ook iets zeggen over de bewoners. Daarvoor is de grondslag gerechtvaardigd belang: jouw wens om een miniatuur te laten maken van een woning uit een openbare advertentie, en ons belang om dat te kunnen doen. We hebben alleen gegevens over de woning nodig, niet over de bewoners of verkopers. We gebruiken alleen advertenties die openbaar zijn. Een model is alleen te openen via een unieke link die niet te raden is. We publiceren modellen niet, en we bewaren een model kort (hoofdstuk 7).
• Funda en Floorplanner: onze server haalt de openbare advertentie op bij funda.nl, en de bijbehorende plattegrond bij de openbare opslag van Floorplanner, waar Funda plattegronden publiceert. Daarbij gaan geen gegevens over jou mee: alleen de link van de advertentie en het nummer van de plattegrond. De foto's uit de advertentie halen we niet op.
• PDOK (Kadaster) en 3DBAG: voor de vorm van het dak vraagt onze server bij PDOK (BAG, de Basisregistratie Adressen en Gebouwen) welk gebouw er op de plek van de woning staat. Daarvoor gaan de coördinaten van de woning uit de advertentie naar PDOK. Met het nummer van dat gebouw vraagt hij bij 3DBAG (api.3dbag.nl, van de TU Delft en 3DGI) de hoogte en de dakvorm op. Daarbij gaan geen gegevens over jou mee.

Woon je in een woning waarvan iemand een model heeft gemaakt en heb je daar bezwaar tegen? Mail ons. Zie ook hoofdstuk 10.

Als je een account hebt

• Gegevens: je e-mailadres, je wachtwoord (we bewaren alleen een hash: een onomkeerbare afgeleide waaruit we je wachtwoord niet kunnen teruglezen) en je naam. Maak je een account aan, dan vragen we meteen je naam, adres en (als je wilt) je telefoonnummer. Bestel je terwijl je bent ingelogd, dan werken we die gegevens bij met wat je bij de bestelling invult. Verder staan in je account je bestellingen en je facturen.
• Doel: je laten inloggen, je gegevens vooraf invullen bij een volgende bestelling en je bestellingen en facturen laten zien.
• Grondslag: overeenkomst.

Als je een huisje bestelt

• Gegevens: je naam, e-mailadres, adres (straat, huisnummer, postcode, plaats en land) en telefoonnummer als je dat opgeeft. De bestelling zelf: het model, een afbeelding van het model, het adres van de woning, de verdiepingen, bijgebouwen, kleur, cadeauverpakking, het aantal en de prijzen. Gegevens over de betaling, zoals de betaalmethode, het bedrag en de status. De code van een cadeaubon als je die gebruikt.
• Als cadeau: laat je het huisje naar iemand anders sturen, dan ook de naam en het adres van de ontvanger en de tekst op het kaartje.
• Doel: je bestelling maken, verzenden en afhandelen, je e-mails over je bestelling sturen, klantcontact en onze administratie.
• Grondslag: overeenkomst. Voor de administratie: wettelijke plicht. Voor de gegevens van de ontvanger: gerechtvaardigd belang, namelijk het cadeau bezorgen zoals jij dat vraagt.
• Telefoonnummer: dat is niet verplicht. We gebruiken het als we je over je bestelling moeten bereiken, en we kunnen het aan PostNL geven, zodat de bezorger je kan bereiken.
• Vastleggen wat we afspraken: bij elke bestelling leggen we vast met welke versie van de algemene voorwaarden en de disclaimer je akkoord ging, welke versie van deze privacyverklaring je te zien kreeg, en wanneer. Grondslag: gerechtvaardigd belang, namelijk kunnen aantonen wat we hebben afgesproken en wat we je hebben verteld.

Als je een cadeaubon koopt of gebruikt

• Gegevens: je naam en e-mailadres, de naam van de ontvanger die op de cadeaubon komt, het bedrag, de code, de gegevens over de betaling, het saldo en wanneer en bij welke bestelling de cadeaubon is gebruikt. Vraag je ons de cadeaubon naar een ander e-mailadres te sturen, dan ook dat e-mailadres.
• Doel: de cadeaubon maken en mailen, het saldo bijhouden, misbruik voorkomen en onze administratie.
• Grondslag: overeenkomst en wettelijke plicht. Voor de naam van de ontvanger: gerechtvaardigd belang, namelijk een persoonlijke cadeaubon.
• Samen met een huisje: bestel je een cadeaubon en een huisje in dezelfde bestelling, dan gelden voor de hele bestelling ook de gegevens bij 'Als je een huisje bestelt'. Ook bij een cadeaubon leggen we vast met welke versies van de documenten je akkoord ging.

Als je een aankoop herroept

• Gegevens: je naam, je bestelnummer, het e-mailadres voor de bevestiging, je toelichting als je die geeft, de inhoud van je verklaring en de datum en het tijdstip waarop je die indiende. Herroep je per e-mail of per post, of gebruik je het modelformulier, dan ook wat je daarin invult, zoals je adres. Verder houden we bij hoe we je herroeping hebben afgehandeld.
• Doel: je herroeping afhandelen, je een ontvangstbevestiging sturen en kunnen aantonen dat en wanneer je herroepen hebt.
• Grondslag: wettelijke plicht (onder meer artikel 6:230oa van het Burgerlijk Wetboek) en gerechtvaardigd belang, namelijk kunnen aantonen hoe we een herroeping hebben afgehandeld.

Als je contact met ons opneemt

• Gegevens: je naam, e-mailadres of postadres en wat je ons schrijft, met eventuele foto's.
• Doel: je vraag of klacht beantwoorden.
• Grondslag: overeenkomst als het over een bestelling gaat, anders gerechtvaardigd belang, namelijk je vraag kunnen beantwoorden.

Wat we bij het afhandelen van je bestelling, cadeaubon, herroeping of vraag voor onszelf noteren, bewaren we bij die bestelling, cadeaubon of herroeping, en even lang.

E-mails die we sturen

We sturen alleen e-mails die nodig zijn, zoals de bevestiging van je bestelling, de verzendmail met track-en-trace, de cadeaubon en de ontvangstbevestiging van een herroeping. We sturen geen nieuwsbrieven of reclame. Van e-mails aan klanten komt een kopie in een mailbox van Code & Copper B.V., en we houden bij welke e-mails zijn verstuurd. In die mailbox komen ook onze eigen meldingen van nieuwe bestellingen en herroepingen, met de gegevens die daarvoor nodig zijn. Grondslag: overeenkomst, en voor de kopie en de meldingen gerechtvaardigd belang, namelijk kunnen nagaan wat we je hebben gestuurd en je bestelling of herroeping snel afhandelen.

Statistieken

• Gegevens: we meten het gebruik van de website met Umami, dat we zelf op onze eigen server draaien. We zien welke pagina's worden bezocht, via welke website bezoekers binnenkomen, het type apparaat, de browser, de schermgrootte, de taal en ongeveer waar bezoekers vandaan komen (land, regio en plaats). Umami plaatst geen cookies en slaat je IP-adres niet op. Tijdens je bezoek gebruikt Umami het IP-adres alleen om die plaats te bepalen en om een bezoekerscode te maken waarmee we bezoeken tellen. Die code verandert elke maand. Voordat een paginabezoek wordt gemeten, halen we de code van je bestelling, het nummer van je model en zoektermen uit het adres van de pagina.
• Doel: de website verbeteren. We kijken alleen naar totalen en maken geen profielen van bezoekers.
• Grondslag: gerechtvaardigd belang, namelijk een goed werkende website.

4. Moet je gegevens aan ons geven?

Een account is niet verplicht; bestellen kan ook als gast. Zonder naam, e-mailadres en bezorgadres kunnen we een huisje niet leveren. Zonder je naam, je e-mailadres en de naam van de ontvanger kunnen we geen cadeaubon maken. Zonder naam, bestelnummer en e-mailadres kunnen we een online herroeping niet afhandelen. Je telefoonnummer is nooit verplicht.

5. Met wie we gegevens delen

We delen gegevens alleen als dat nodig is voor de doelen in deze verklaring, of als de wet ons daartoe verplicht.

Verwerkers

Deze partijen verwerken gegevens in onze opdracht. Ze mogen de gegevens alleen gebruiken voor het werk dat ze voor ons doen, en we maken met hen afspraken zoals de AVG dat voorschrijft.

• Hostinger International Ltd: hosting van onze server, in een datacenter in Frankfurt (Duitsland). Alle gegevens van de website, ook de statistieken, staan op deze server.
• mijn.host B.V. (webhost.company), Nederland: onze e-mail. Via hen gaan de e-mails die we sturen en ontvangen.
• Hetzner Online GmbH, Duitsland: hosting van de mailbox van Code & Copper B.V. Daar komen een kopie van de e-mails aan klanten en onze meldingen van nieuwe bestellingen en herroepingen binnen.

Zelfstandige ontvangers

Deze partijen gebruiken gegevens onder hun eigen verantwoordelijkheid. Hun eigen privacyverklaring is daarop van toepassing.

• Mollie B.V., Nederland: handelt je betaling af. Wij geven Mollie het bedrag, je bestelnummer, de betaalmethode die je koos en een technische code van je bestelling, zodat Mollie je na het betalen naar de juiste pagina terugstuurt. Je betaalgegevens, zoals je bankrekening, geef je rechtstreeks aan Mollie of je bank. Die slaan wij niet op.
• Je bank: je betaalt met iDEAL/Wero of Bancontact, dus ook je eigen bank krijgt gegevens over je betaling.
• PostNL: bezorgt je pakket. PostNL krijgt de naam en het adres waar het pakket heen gaat, het e-mailadres voor de track-en-trace en, als je dat opgaf, je telefoonnummer.
• PDOK (Kadaster): vul je bij het afrekenen een Nederlandse postcode en huisnummer in, dan vraagt onze server daarmee bij PDOK de straat en plaats op. Alleen de postcode en het huisnummer gaan naar PDOK. Voor het dak van een model gaan de coördinaten van de woning naar PDOK (zie 'Als je een model maakt').
• 3DBAG (TU Delft en 3DGI): geeft ons de hoogte en de dakvorm van het gebouw. Alleen het gebouwnummer uit de BAG gaat naar 3DBAG.
• Overheid: we geven gegevens aan instanties zoals de Belastingdienst als de wet ons daartoe verplicht.

6. Doorgifte buiten de EER

Wij geven je gegevens niet door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Onze server staat in Duitsland, onze e-mail loopt via bedrijven in Nederland en Duitsland en onze betalingen via een Nederlands bedrijf.

7. Hoe lang we gegevens bewaren

• 3D-modellen die niet besteld worden: 24 uur. Plaats je een bestelling die nog niet betaald is, dan bewaren we het model tot 7 dagen na het plaatsen van de bestelling, zodat het model niet verdwijnt terwijl je betaling nog loopt.
• Kopie van een advertentiepagina: ten hoogste 24 uur.
• Wat we voor het dak uit PDOK en 3DBAG opvragen: bij het model, en dus even lang als het model.
• 3D-modellen van een betaalde bestelling, met de printbestanden: 30 dagen na de bestelling.
• Afbeelding van een besteld huisje: 1 jaar na de bestelling. Die zie je bij je bestelling in je account of via de link in je bevestigingsmail, en wij gebruiken die bij vragen over je bestelling.
• Bestellingen die niet betaald worden: 7 dagen na het plaatsen van de bestelling. Daarna verwijderen we die bestelling, met het model en de afbeelding van het model.
• Bestel- en factuurgegevens, met de gegevens over betalingen en de versies van de documenten die bij je bestelling horen: 7 jaar na het einde van het jaar waarin je bestelde, vanwege de fiscale bewaarplicht.
• Telefoonnummer bij een bestelling, naam en adres van de ontvanger van een cadeau en de tekst op het kaartje: 1 jaar na de bestelling. Voor de administratie hebben we die niet nodig.
• Cadeaubonnen: 7 jaar na het einde van het jaar waarin de cadeaubon is verlopen, helemaal is gebruikt of is geblokkeerd.
• Herroepingen en de ontvangstbevestigingen daarvan: 7 jaar na het einde van het jaar waarin je herroepen hebt.
• Account: tot je ons vraagt je account op te heffen. Daarna verwijderen we je accountgegevens. Bestel- en factuurgegevens bewaren we nog tot het einde van de bewaartermijn van 7 jaar.
• Winkelmand: staat alleen in je eigen browser, tot je de winkelmand leegt of je browsergegevens wist. Na een betaalde bestelling legen we de winkelmand.
• Inlogsessie: 30 dagen, of korter als je eerder uitlogt.
• IP-adres en hash van je e-mailadres voor de bescherming tegen misbruik: een minuut voor het IP-adres (bij het tellen tegen overbelasting enkele seconden na je laatste verzoek) en een uur voor de hash van het e-mailadres, alleen in het werkgeheugen.
• Logbestanden van de server: die hebben een vaste maximale omvang. Is die bereikt, dan worden de oudste regels automatisch overschreven. We houden geen logboek bij van bezoeken met IP-adressen.
• Back-ups: maken we een back-up van de database, dan bewaren we die ten hoogste 30 dagen. Gegevens die we hebben verwijderd, verdwijnen daarna ook uit de back-ups.
• Overzicht van verstuurde e-mails en kopieën van e-mails aan klanten: zo lang als we de bestelling, cadeaubon of herroeping bewaren waar de e-mail over gaat.
• Andere e-mails en klachten: tot 2 jaar nadat je vraag of klacht is afgehandeld.

8. Beveiliging

We beschermen je gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen, zoals:

• een versleutelde verbinding (https) met de website;
• wachtwoorden die we alleen als hash opslaan;
• inlogsessies waarvan we in de database alleen een hash bewaren;
• betaalgegevens die Mollie afhandelt, niet wij;
• een beheeromgeving die alleen voor ons toegankelijk is en met een wachtwoord is beveiligd;
• servers in de EU en niet langer bewaren dan nodig.

Gaat er toch iets mis met je gegevens, dan handelen we volgens de AVG. Waar dat nodig is, melden we een datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij jou.

9. Cookies en vergelijkbare technieken

We gebruiken alleen cookies en opslag in je browser die strikt noodzakelijk zijn om de website te laten werken zoals jij vraagt. We gebruiken geen marketing- of trackingcookies en plaatsen geen cookies van derden. Lettertypen laden we van onze eigen server, niet van Google. Voor strikt noodzakelijke cookies en opslag is geen toestemming nodig (artikel 11.7a lid 3 onder b van de Telecommunicatiewet).

• hidk_sessie (cookie): houdt je ingelogd in je account. Wordt alleen geplaatst als je inlogt of een account aanmaakt. Blijft 30 dagen, of tot je uitlogt.
• __hk_console (cookie): houdt onze beheerders ingelogd in de beheeromgeving. Wordt alleen bij beheerders geplaatst. Blijft 7 dagen.
• hidk-winkelmand-v2 (opslag in je browser): onthoudt wat er in je winkelmand ligt, zoals het adres van de woning, een afbeelding van het model, de kleur en het aantal, en bij een cadeaubon het bedrag en de naam van de ontvanger. Blijft op je apparaat tot je de winkelmand leegt of je browsergegevens wist. Na een betaalde bestelling legen we de winkelmand.
• hidk-land (opslag in je browser): onthoudt of je in Nederland of België laat bezorgen, zodat die keuze bij het afrekenen nog staat. Blijft staan tot je je browsergegevens wist.
• hidk-geleegd- gevolgd door de code van je bestelling (opslag in je browser): onthoudt dat de winkelmand na betaling van die bestelling al is geleegd. Blijft staan tot je je browsergegevens wist.

Umami, waarmee we statistieken bijhouden, plaatst geen cookies en slaat niets op je apparaat op. Het script leest wel gewone technische gegevens van je browser, zoals de taal en de schermgrootte. Dat dient alleen om de kwaliteit van de website te meten en heeft weinig gevolgen voor je privacy. Daarvoor is geen toestemming nodig (artikel 11.7a lid 3 onder b van de Telecommunicatiewet).

Ga je naar de betaalpagina van Mollie of je bank, dan kunnen die op hun eigen website cookies plaatsen. Daarvoor zijn zij zelf verantwoordelijk.

Je kunt cookies en opslag altijd verwijderen via de instellingen van je browser. Zonder de sessiecookie kun je niet inloggen en zonder opslag onthoudt de winkelmand niets.

10. Je rechten

Je recht van bezwaar. Gebruiken we je gegevens op grond van gerechtvaardigd belang (zie hoofdstuk 3), dan mag je daar altijd bezwaar tegen maken, om redenen die met jouw situatie te maken hebben. We stoppen dan, tenzij we dwingende redenen hebben die zwaarder wegen dan jouw belangen, of we de gegevens nodig hebben voor een rechtszaak. Dit geldt ook als je bewoner bent van een woning waarvan een model is gemaakt. Stuur je bezwaar naar info@huisinhetklein.nl.

Je hebt ook deze rechten:

• Inzage: je mag weten welke gegevens we over je hebben en een kopie krijgen.
• Rectificatie: je mag onjuiste gegevens laten verbeteren of aanvullen.
• Wissen: je mag vragen je gegevens te verwijderen. Gegevens die we volgens de wet moeten bewaren, zoals bestel- en factuurgegevens, verwijderen we pas na de bewaartermijn.
• Beperking: je mag vragen het gebruik van je gegevens tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld terwijl we een verzoek van je beoordelen.
• Overdraagbaarheid: je mag gegevens die je zelf aan ons gaf en die we gebruiken voor een overeenkomst, in een gangbaar digitaal formaat krijgen of laten doorsturen.

Stuur je verzoek naar info@huisinhetklein.nl. Het kost je niets. We reageren binnen een maand. Is je verzoek ingewikkeld of krijgen we veel verzoeken, dan kan dat twee maanden langer duren; dat laten we je dan binnen een maand weten. We kunnen je vragen aan te tonen wie je bent, zodat we gegevens niet aan de verkeerde persoon geven. Stuur geen kopie van je identiteitsbewijs mee, tenzij we daarom vragen.

11. Klacht indienen

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan weten. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Woon je in België, dan kun je ook terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

12. Kinderen

Onze website is bedoeld voor volwassenen. Ben je jonger dan 16 jaar, vraag dan een ouder of voogd om voor je te bestellen. Denkt een ouder of voogd dat we gegevens hebben van een kind jonger dan 16, dan kan die ons mailen. We verwijderen die gegevens dan, behalve als we ze volgens de wet moeten bewaren.

13. Geautomatiseerde besluiten

Het model maken we automatisch. Dien je online een herroeping in, dan kijkt onze website automatisch of er bij je bestelnummer en e-mailadres een bestelling hoort, en of je die nog kunt herroepen. Herroep je binnen de bedenktijd een cadeaubon die nog niet is gebruikt, dan blokkeren we die meteen. Denken we dat je geen herroepingsrecht hebt, dan kijkt altijd iemand van ons ernaar voordat we je dat laten weten. Ben je het niet eens met de uitkomst, mail ons dan; dan kijken we er opnieuw naar. Verder nemen we geen besluiten over jou die alleen op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en die rechtsgevolgen hebben of je op een andere manier in aanmerkelijke mate treffen. We maken geen profielen van je.

14. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring wijzigen, bijvoorbeeld als de website verandert of als we met een andere partij gaan werken. Elke versie heeft een versienummer en een ingangsdatum. Een nieuwe versie publiceren we op de website, en eerdere versies blijven te lezen. Voor je gegevens geldt steeds de actuele versie. Veranderen we iets belangrijks, zoals een nieuw doel of een nieuwe soort ontvanger, dan laten we je dat vooraf per e-mail weten als we je e-mailadres hebben. Willen we gegevens gebruiken voor een doel waarvoor toestemming nodig is, dan vragen we die eerst.